[網路部落格]如何收拾上個專案經理留下的爛攤子

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筆者以前待過的公司曾經發生過，將這種吃力不討好的工作指派給新進的專案經理身上，因為老鳥總是閃的遠遠的，不想(或不敢)接。在新進的專案經理還搞不清楚狀況時，突然被指派接手爛攤子，結果總因為不能掌控專案而離職，上頭又補了新的專案經理取代，然後是不斷的專案經理工作輪替，反而搞的交接不清楚，最後結果是沒有人搞清楚專案真實狀況如何。

話說回來，如果你現在正在做這種只有清道夫才勝任的艱困工作，把它當是一種工作挑戰吧，被指派做這種工作，雖然專案失敗的機會很大，可是如果專案順利結案，眾人必定對你刮目相看。以下針對如何收拾上個專案經理留下的爛攤子，提供一些個人的建議：

瞭解現況及待處理事項

接手專案之後，第一件事就是瞭解目前專案的現況為何，不過所謂爛攤子，就是很少人真正知道專案的現況，此時最好先檢視手上的交接文件，當然文件有很大的機率是寫的不清不楚。好吧，那就只好問問專案中待得較久的人員，不問還好，一問下來卻發現，一件事有好幾種答案，大家都不確定正確答案為何，這時該怎麼辦？

筆者認為可以先詢問專案內部成員，再將同一個問題重複問客戶，通常專案成員的看法會較為保守，而客戶的答案則可能比較誇大，可以從兩者的答案中折衷後，約略可以猜測比較出約略的現況。（例如釐清一個需求，專案成員的答案多半是較為保守，有十分可能只說七分，因為要開發的可能是他自己，而客戶的答案可能比實際上要做的還要多，甚至偷渡幾個新需求，反正認定前專案經理已離職，死無對證。）

至於待處理事項，如果之前已建立issue trace的制度，也許可以從系統或文件中，得知專案目前的待處理事項有哪些。如果沒有任何文件的記載，則只好依上面建議的方式詢問相關人員。

鼓舞士氣

再來是對內部成員進行面談，面談的目的是要瞭解專案成員的技能與經歷，以及大家手上的未完成的工作有哪些，和工作量多寡。如果資源不足，向上頭要資源（雖然通常得到的回覆總是”沒有”），必要時，得平衡大家的工作量。通常有問題的專案，大家的工作量不外乎以下幾種：不是某個人的工作多的要死，瓶頸都在他身上，其他人則閒閒沒事做；要不就是大家都很忙，甚至加班到很晚，因為可用的資源不夠；再不就是大家都閒，因為沒有人知道事情要怎麼做，只好擺爛。

再者，有問題的專案，其專案內部的士氣通常是低落的，大家對未來很茫然，不知道是否可以順利結案，也有人想著另謀高就。此時專案經理得適時提振大家的士氣，鼓舞士氣的方法有很多，最常見的是拿公司的錢請大家吃飯（公司很摳的話只好自掏腰包），輪流休假也是一個不錯的方法。

解決問題

然後要設法去解決專案中尚未解決的問題（通常是疑難雜症）。如何解決就只能各憑本事了，技術的問題，如果專案內部無法解決，詢問公司內部或外部是否有合適的技術專家，真的走投無路的時候，到Google搜尋有時也許能突然發現某個solution。

至於非技術的問題，就要設法運用其他手段或管道來解決，找業務用業務的方法解決，或者找上級長官出面協助談判，都是常用的方法。

當然假如這個專案已經到了無藥可救的地步，宣告專案失敗也許是考慮的選項之一。並非說專案一定不能失敗，或者專案失敗一定是不好的，有時候宣告失敗，或許賠點錢給客戶（要看合約是否規範相關罰則），但反而可以拯救公司或部門越花越多的成本，以及在市場或客戶圈已經很差的名聲。

建立制度

當然要有一套專案管理制度才是治本之道。假如公司已經規範有專案管理制度的話，當然是無論如何都要去遵循，如果沒有，則在專案內部要設法逐漸建立起一套制度（細節可參考PMBok、CMMI、或ITIL）。事實上CMMI Level2，就是從專案的內部建立起制度，在逐漸擴散到全公司以達到Level3的水準。

職業棒球比賽中，救援投手的角色總是由具經驗的投手擔任，因為在危急時刻必須仰賴他們的經驗與臨場處理狀況的能力，解決失分危機，為球隊取得勝利。解決前人留下的爛攤子專案也一樣，要有點職業道德，千萬別提著汽油桶救火，把專案搞得更爛後就拍拍屁股走人，這樣做是顧人怨，讓下個專案經理幫你收拾殘局。

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