「研發記錄簿」的二、三事 - 1/2 關於「研發記錄簿」

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這篇文章是要回應網友MaoYang的文章《您還在使用「研發記錄簿」嗎?》。

不過，為了回答MaoYang的問題，我將回應分成兩篇文章：

• 關於「研發記錄簿」
• 為什麼工作還是接不起來？

這是第一篇，我將說明我所知道的「研發記錄簿」。

我服務過的公司，大多都有設置「研發記錄簿」這個原本立意良善的制度，但根據我的觀察，這幾乎已經變成徒具形式的活動了。

另外，我服務過的公司中也曾遇到MaoYang所說的問題：記錄在「研發記錄簿」的內容沒人看，這篇文章就是要討論相關的事項，我認為可以從以下的幾點分別說明：

• 關於「研發記錄簿」；
• 「研發記錄簿」的功用；
• 「研發記錄簿」的形式；
• 「研發記錄簿」執行成效不彰的原因；
• 改進「研發記錄簿」的方法。

一、關於「研發記錄簿」

依照「研發記錄簿」的名稱，自然只有研發部門的人才需要寫，如果要讓一般工作性質的員工也能使用，名稱自然也可以改成「工作記錄簿」，這樣就可以不限於研發人員才能使用。

從實務面來看，以PDCA循環來看「工作記錄簿」，它是橫跨P、D、C、A之間的活動。

以我自己過去的使用方式為例：我在作測試前，會先想要如何測試，然後作成測試計畫、和測試個案，接著印出、剪下、再貼到「工作記錄簿」上。

在測試時，就依照「工作記錄簿」上的表格，一格、格填入結果，接著會在檢討測試報告的會議上，在「工作記錄簿」上記錄不相符的部份，並回頭修改測試計畫、和測試個案。

所以對我而言，大多數的工作從規畫階段一直到執行、記錄成果、進度，檢討問題、進一步的改善行動都記錄在文件中。

但我也得承認，寫「工作記錄簿」的唯一缺點就是耗費時間，但我自己寧願將這個成本視為一種管理成本，至少能有效管理工作記錄。

二、「研發記錄簿」的功用

1. 保存證據
像是作IP的公司，就必須透過「研發記錄簿」來記錄工作過程中的發想過程、實驗記錄、討論內容、成熟度，這樣未來如果遇到專利糾紛時，就可以以此作為舉證。

2. 記錄工作知識
可以記錄工作中處理問題的手法、技術手段，作為未來的參考依據。

3. 記錄進度
可以記錄工作的進度。（未完，請按下一頁繼續）