公司文件放在硬碟中就好了嗎？

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『喂….您說因為有『卡奴』透過金管會申訴電話反應，說那時候看到網站促銷訊息，跟銀行櫃台上規劃的信用卡有出入，造成他的權益受損？要我把之前商品部門規劃的商品型錄文件找出來，以及那一陣子的網站促銷網頁調出來作證據？』事情似乎頗為嚴重。『什麼時候要？…中午以前？』 『好…好…是….是…遵命…沒問題、包在我身上….等我們這邊準備完這些資料，就給您e-mail過去！』

掛上電話，資訊長思量著：這些商品的文件與網頁資料，要怎麼在這麼短的時間去調出來，才能讓公司舉證給金管會稽核，以避免受罰，最重要的是保住銀行的聲譽？

看了以上例子，可以發現，企業一份文件或網頁找不找得到，小則影響作業效率，大則讓企業吃上官司。這也是現今談「企業內容管理」的重要性所在。

其實這些資訊，其實企業中的每一個人隨時都在處理、保存著，只是以個人的角度在作整理、存於個人電腦的檔案夾、郵件中，並沒有以『企業』的角度著手，以有系統與制度化方法整理這些散居於個人和部門的重要資訊。

而這些非結構化的資訊，在企業的資訊議題中，統稱『內容』（Content），存在的形式多數以檔案的方式為主，包含：文件（Office檔案、PDF、…）、網頁（HTML）、多媒體檔案（圖檔、聲音檔、影像檔、美工設計檔）、..等等。這些『內容』的存在的格式與類型比例，會依各個部門的業務需求而有不同，可能：在商品企畫部門，多數是『商品規劃文件』、『型錄』；在法務部門，就都是『法務文件』、『合約』、『政府規範文件』；在行銷部門，就可能是『廣告』、『網站促銷活動』；在資訊部門，是『系統設計、開發文件』、『程式碼』。簡而言之，內容泛指是『企業內外各種形式存在的內容』。

要整理這些內容，要作到不難，你可以在網路上找個網路資料夾要求個人與部門將內容放進去，但是這種方法往往效果不彰，要讓人可以很快地找到想要的內容，其實並不太容易，且易造成安全保密上的問題。這也就是為什麼在近幾年全球知名的IT市場研究報告中，出現一個『企業內容管理』（Enterprise Content Management）主題，總是排在CEO、CIO關心議題前幾名的原因。而這幾年來台灣許多金融、電信、製造業、和政府機關也察覺這些內容管理的重要性，已有多家金融、電信、製造業、和政府機關紛紛採用『企業內容管理』解決方案。

什麼叫『企業內容管理』（Enterprise Content Management）？歸納各研究報告的定義，『企業內容管理』最精簡的定義是是協助企業將企業內外各種內容作有效且系統化地進行整理。根據內容的形式與科技成熟應用，其範圍包含：