- 2008年11月23日
寄E-mail也可以不加附件？
「沒有附件？ * |* ?? （滿臉疑問）、Orz（給你拜）！」這是大多數客戶的反應。
事實上，印度ICIC Bank這家銀行真的做到了。他們不採取「傳統且消極的作法」，去增加每個使用者更大的郵件總量限制，以避免被抱怨，反而要求使用者在電子郵件不能有附件，真的讓附件從電子郵件消失了，減少在郵件伺服器的儲存硬體需求！另外，更重要的是幫助員工節省許多時間跟空間，在儲存與管理附件，也幫公司整個內部網路頻寬有極明顯的改善。正因為如此顯著的效果，該銀行的資訊長，還因為此作法登上了全球知名的資訊長雜誌（CIO）這種「無附件的電子郵件管理」的導入專案造成許多企業認真思考並跟進這樣的作法。
沒有效率的電子郵件管理、和附件管理
在我解釋運作方式前，請大家先停下來想一下，你平常都是怎麼收、怎麼寄、和怎麼管理你的電子郵件？我想大家一定是用一些電子郵件管理軟體（例如：Outlook Express, Outlook, Lotus Notes , ....等等），一封一封地收別人寄來的信，每個收件者會先看信的內容，若需要才將附件打開或下載，之後看附件的內容，再把附件存在個人電腦的分類資料夾中。如果事後修改完再寄出去的附件，會將附件存成另一個檔名，然後再把附件夾帶在一個電子郵件寄出去給所有的收件者，然後所有收件者會繼續重複同樣的動作，直到電子郵件把所有事情完成，其中夾帶的附件最終會產出一個大家可接受的版本。
這種情形下，在每個收件者的電腦中都會存每次寄來電子郵件的「每個版本的附件」，光每次按「儲存附件」與等待下載，就花了大家多少時間！另外如果大家儲存附件的命名規則不一，有些人以日期（20060308, 20060409, ...）、或以版本序號(v1, v2, ...)儲存電郵往返的不同版本時，當電話討論時，彼此談了很久，才發現拿錯版本的附件在討論，常常造成溝通上不一致的問題，另外光是這些附件，在每一次的電子郵件寄給每個收件者，就耗掉多少電子郵件伺服器的資源和空間？在每次寄、收電子郵件的過程中，佔掉多少公司的網路頻寬？
電子郵件管理問題多
我將一般企業管理「電子郵件」所遇到問題，整理如後：
電子郵件沒有附件，提昇員工生產力、減輕頻寬和儲存負荷
事實上，「電子郵件管理」這個議題包含四大部分：安全與保密、公司政策和規範、管理方式、保存和紀錄(正是我第一篇「企業內容管理」專欄中提到「文件管理」的範疇)。當初印度ICICI銀行的資訊長會有這樣的想法，正好是他們在導入「協同式文件管理解決方案」時知道公司的知識工作者平均會花30-60%的時間處理郵件，而且郵件中的附件就是一定是他們要保存的文件，因此就提出把附件放在「協同式文件管理系統」管理，在設好附件的相關屬性、權限（可使用預設權限）後，自動將其文件管理系統產生的URL附在欲發送的電子郵件內送出去。
當收件者收到郵件時，不再會有附件，就得透過URL到「協同式文件管理系統」瀏覽、或修改回傳。如此的作法，徹底讓ICICI銀行的附件在內部的電子郵件消失、進行集中管理，同時以版本管理的功能來保存與追蹤附件的變更狀態。至於ICICI銀行與外部溝通的電子郵件，因為外部使用者沒有權限登入文件管理系統，所以仍維持原始的電子郵件夾帶附件的寄收方式，未來他們會將系統開放外部使用者，就可以讓外部使用者（例如：合作廠商）登入後並自行下載、上傳附件，這樣協同處理會更加方便、管理上會更加一致。
從以上可見，「沒有附件的電子郵件」確是可行的作法。印度的ICICI就是一個最好的例子，所有資訊同仁被嚴格地要求將附件先存入公司現有的協同式文件管理系統中，大幅地降低整個電子郵件環境的附件量，讓同仁可以方便搜尋其有權限瀏覽的電子郵件和附件。或許有人會覺得這樣的作法太過激進，這也為什麼ICICI銀行初期先在IT部門推行，再慢慢地擴散式推廣到其他業務部門。這樣的作法供大家參考，因為的確可以幫助企業在整個電子郵件管理更加有效、節省個人電腦和伺服器的儲存空間、減輕公司網路頻寬的負荷，也是為什麼可以讓IT專業雜誌和全世界的CIO對這樣的作法眼睛為之一亮的主要原因。
如果想與專欄作者有進一步的討論，歡迎來信 jerhorng@yahoo.com
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