專案管理的爵士隨想

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在工作上，我會和各行各業的客戶談「企業內容管理」，而在個人生活，本身蠻喜歡唱百老匯歌曲、聽爵士樂（Jazz）等。我發現Jazz跟企業內容管理中的『專案支援式內容管理』有一些相似之處，甚至可以說：一首爵士歌也是一個專案 ，而一首爵士歌產出的過程，也需要有專案管理機制在內。

「什麼？！ 有可能嗎？*i*???」看倌們吃驚問道。請聽我道來。

上次文章中我提到，協同合作的專案中有所謂產出物、樣板等等概念。套用在爵士樂上，是不是也能發現這些東西呢？

1.Jazz的產出物（Deliverable）：一首歌、一張唱片或一套唱片。這不難理解。

例如：一首歌：我的最愛歌手Chet Baker著名歌曲「My Funny Valentine」（電影《天才雷普利》的主題曲），或是一張唱片：Miles Davis的調式爵士代表作「Kind of Blue」

2. Jazz符合專案的三大特性（暫時性、獨特性、逐步細節發展）嗎？

根據PMI的PMBOK第三版，專案有暫時性、獨特性、逐步細節發展三大特性。Jazz也有嗎？

a.暫時（Temporary）特性？

具備。因為一首歌從頭演到尾就結束，且樂手組合演完之後就會結束暫時合作的關係，所以具備暫時存在的特性。

b. Jazz的獨特性（Unique）？

有。雖然一首同樣的歌，其主旋律、拍子、和弦固定、特色會搖擺（Swing），但是曲風可能因為走咆勃（Bebop）、涼派爵士（Cool Jazz）、硬式咆勃（Hard Bop）、放克風（Funk）、Bossa Nova風、自由爵士（Free Jazz）...等不同風格，再加上表演樂手會即興演奏和彼此呼應（Call & Response），彼此激盪出來的歌曲錄音會有很大的不同，即使同一組樂手表演同一首歌，也會不一樣，因此絕對有獨特性。

c. 是不是逐步細節發展的（Progessive Elaboration）？

是的，爵士樂的基本形式（Form）是『主題－即興－主題』，前面所有樂手會一起合奏主題，接著依序由每個樂手、循著主題的「曲式段落」及「和弦」進行即興，依照各自的習慣和偏好進行即興演奏，長程一輪接力完畢後，接著由大家短程接力，或與鼓手分段對話，進行交互即興（Tradin’），彼此對飆，最後再回到主題合奏一次，直接結束或加尾奏。過程中每個樂手不是只顧著表演或演唱自己的部分，要去聽別人的部分，進行搭配及呼應，因此Jazz當然是需要逐步推敲而成。

好吧，Jazz樂的確有專案的特性在，但Jazz也可以進行專案管理嗎？你問。

Jazz的專案管理，比較不像我們一般專案管理要事前規劃得那麼細膩，大家只要知道最主要的主題曲式及和弦，透過彼此樂手的習慣和默契，將『主題－即興－主題』演奏完畢，至於好不好聽，或「專案」成效好不好，就取決在聽眾的感覺，這些就相當主觀了。

企業內的專案管理可沒那麼隨性與愜意，而是相當嚴謹的文件管理與人際協同過程。專案管理分為「五大程序」搭配應用「九大知識」（請見PMBOK第三版）。傳統的作法，一般專案經理是靠著開會、線上對談、電話聯絡、電子郵件、書面資料、...等溝通方式進行專案管理，但常常發現過程中的專案資訊和產出物散居不同人的身上或電腦裡，竟然沒有逐步細節化地進行收集，也沒有辦法讓所有成員同步資訊，因此PMBOK建議使用『專案資訊系統』（PMIS）協助。

許多企業不見得都會有這樣的系統，但卻有文件管理的概念。因為專案進行中產生的結果，多以文件的方式存在，例如：專案規劃文件、執行文件、結案文件...等，而這些文件和資訊，事實上就是我第一篇談到『企業內容』範疇的一部份，許多企業會利用「文件管理系統」來支援專案經理和所有成員進行專案管理。

例如花旗銀行即採用協同式文件管理系統，協助資訊部門進行IT專案管理，事先根據專案類型訂定不同的專案樣版（Template）（包含 : 建議階段、文件樣版、注意事項、...等），讓專案經理自行選擇適當的專案樣版，之後讓所有專案成員「自然而然」地新增和更新相關的資訊和文件，如此除了有效地支援專案的進行，也讓專案經理和高階主管可以很清楚各個專案的狀況，同時可以為公司累積經驗、和保留重要的知識資產。

沒錯吧！ ：） 爵士樂也是專案的一種吧！只是Jazz的專案管理，比較不像我們一般專案管理要事前規劃得那麼細膩，而且，就像任何藝術一樣，「人」仍然是Jazz中最主要的因素，Jazz樂手的功力、即興的感覺，以及和聽眾的互動可說決定了Jazz演奏的成功與否。它畢竟藝術是關於感情、意念、心靈的展現，這些遠超過專案管理的方法論可以幫你造就出來。否則你就可以在坊間看到Jazz專案的補習班、甚至Jazz管理系統了。

番外篇講完了，算是我把IT與生活上得到的感觸表達出來的一種嘗試。好不好也請看倌們指教，下一篇專欄再回到正統的企業內容管理囉！

如果想與專欄作者有進一步的討論，歡迎來信：jerhorng@yahoo.com