你想要蓋什麼樣的房子？

陳哲閎 2007/02/08 05:00:28 最近去聽了好幾場關於「建築」的演講。為什麼我會想去聽建築的演講呢？因為我本身對建築學、室內設計都蠻有興趣的，另外也因為台灣這幾年建了許多媲美世界級的當代建築，例如：大陸工程大樓、十三行博物館、鶯歌陶瓷博物館、大直實踐大學設計教學大樓、新竹之心（東城門廣場）、高鐵新竹站、...等，因此我常常會特地跑去這些建築物前佇足與欣賞，而當得知一些知名的建築師有相關演講也趕快報名跑去參加。後來我竟然發現建築美學也可以應用在『內容管理』的需求解析和建構。請諸位客倌，聽我道來...

為什麼說建築美學可以應用在內容管理的需求解析和建構上呢？其實兩者有很多相同之處。辦公大樓設計、各部門所屬樓層的辦公室裝潢、隔間、OA設備的提供，本來就是為了這些企業各部門的多元業務需求而提供，而辦公室設備的功能也因應員工需求而裝潢。就連建築學本身，即使如具有自然採光、太陽能源、室內綠色植物、空中花園的「綠建築」設計，或是像知名建築師不管是貝聿銘、安藤忠雄、札哈•哈蒂(Zaha Hadid，台中古根漢)等，或台灣的建築師：姚仁喜、李祖原等的建築設計，其實也都是植基於使用者需求、生活動線、甚至美感經驗等等考量之上。

『內容』屬於非結構化的資訊，比較不容易套用傳統結構化資訊系統用的系統可以很清楚地定義出來內容管理系統要有哪些功能。它許多需求都是要等到當時遇到的狀況發生時，才會知道要什麼樣的需求？因此需要與客戶透過不同情境模擬，以勾勒其大部分的需求，可是雙方也沒有這麼多的時間去想出有哪些情境？每個情境怎麼處理？在每個情境會產出什麼內容？誰負責產出什麼內容？那該怎麼討論下去？

為了具體化這些「多變情境、分散、非結構化」的內容需求，我在跟一些客戶談企業內容管理需求的時候，常會拿『蓋房子』為比喻問客戶：

「你要什麼樣的房子？」

「房子裡面的室內設計要什麼風格？裝潢要怎麼做？」

以『部門協同合作與文件內容管理』為例， 我會問客戶：「我現在要蓋一棟商業辦公大樓給您們用，請您們以目前的職位，可能是主管、一般同仁，您們覺得大樓要怎麼蓋 ？內部要怎麼裝潢？怎麼隔間？要什麼辦公設施？」

我從不同客戶也得到不同的需求意見：

某公司部門主管：「我要讓我們部門的同仁，一進到部門辦公室就看到我每天提醒的話（如果可以因人而異更好），還有公告欄（來自公司其他行政部門、或我們自己這個部門），還有部門行事曆，這樣可以讓大家對部門的業務與目前工作狀況，比較瞭解且同步一致性！」

專案經理：「我要一個專案辦公室，只有我的組員可以進來，而且我要把專案的查核點寫在牆上的海報上，另外把工作指派與狀態要每個負責人寫清楚，而且要特別把一些重大問題公告出來，另外要一些檔案櫃放大家完成的文件，而且把鑰匙給一些可以開的人拿，這樣才不會延宕到專案的時程！」

一般同仁：「我要一個我專屬的辦公室，我自己可以決定怎麼安排桌上擺設、要有什麼樣的櫃子、哪些可以擺我自己私人的文件。除此之外，我想要在一個休息區，讓大家在工作外，還可以分享生活相關訊息，如果可以弄得很像Lounge Bar，大家就可以更放鬆地在休息時間聊天。」

在了解他們的需求後，我會畫出商業大樓的設計圖、各部門室內設計圖，請他們想像走一遍，看看是不是他們要的設計方式。然後，我會將這些室內設計的草圖與裝潢對應到相關「內容管理」的系統功能、權限設定、和互動功能，未來這樣的『協同合作與文件內容管理』系統建立好之後，他們使用系統時，就像走在他們要的辦公大樓裡，可以更貼近他們業務需求，同時進行內容管理。

如果有不足或未來有新的需求也都可以修改；原則上大樓的鋼筋架構梁柱未來不會變動，但是每一層的內部裝潢、機電配置、房間隔間、OA設備擺設、個人座位安排，還是可以根據公司的組織調整、業務方向、部門目標、和個人需求進行調整。

以之前談過的協同式文件內容管理系統為例，系統需求對應到建築，可能如下：

整個企業的協同式文件管理系統 => 就像一棟商業大樓，高階主管決定怎麼蓋

每一個部門擁有的工作區 = > 就像部門所屬的一層樓，部門主管會決定怎麼隔間

部門的文件管理歸檔 => 就像部門的檔案室，只有擁有鑰匙的人才能進去拿檔案

部門的公告區 => 就像貼在公共區域牆上的佈告欄，只有部門秘書才可以發佈

部門的討論區 => 就像部貼在公共區域牆上的留言版，所有人都可以留言

部門的專案管理 => 就像部門的專案辦公室，專案經理具有管理權

每個人專屬的工作區 => 就像每個人的辦公座位，每個人可以安排自己座位的擺設

按照上述作法，我們除了沒辦法請到知名建築師設計、以及尚無法把綠建築的感覺在我們系統體現出來，其他的似乎都做得到。

專案中一個很常見的問題是，設計出來的系統不符合使用者需求，這往往肇因於使用者（業務單位）與IT部門（或承包廠商）之間雞同鴨講。如果業務單位講不清需求，資訊單位不懂業務單位的業務，那怎麼可能準時且準確地作出符合業務單位需求的系統呢？

看完上述例子，你會發現建築美學和室內設計蠻適合協助使用者在談「內容管理」的需求訪談與設計。當不了解一些資訊科技的專有名詞與設計方式時，換個大家生活化的內容－建築學和室內設計--請他們具體地描述，「要什麼樣的房子？要怎麼樣的裝潢 ？」之後資訊部門的人再依其需求出來，這樣就可以設計出來他們想要的『內容管理』系統，或許可以試看看這樣的需求分析與建構方式！

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