七天與三周的差別

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儘管已經步入2008年，不過不少讀者們應該才經歷過聖誕節的嚴苛考驗。在市場的帶動之下，全球3C產業稍早時都為了搭上聖誕節的龐大商機積極趕工，因為一旦錯過一年一度的採購熱潮，損失的金額甚至可能讓一家企業倒閉。

正因為時機(Timing)是如此重要，如何在最短時間內找到所有對的人，並且以最高效率完成資訊交換，更進而帶來業務目標的達成，就是UC能夠大展身手之處。

舉例來說，今天業務專員志明接到客戶的要求，希望提供新產品的詳細規格，並且告知庫存與產線是否能夠負荷，一旦產品規格與出貨時間皆能配合，就有機會拿下上百萬美元的大訂單。

我們來看看傳統的做法，姑且將主角一叫做志明：

聯繫
五月一日下午，志明從客戶端接收到產品規格書的需求，當天下午回到台北的辦公室時，就向自己的主管回報客戶的需求，由主管發函向位於新竹的研發部門申請最新產品的詳細規格提供。一般來說，這件事耗時兩天。

內部協同
五月一日至五月三日，業務部門進行內部討論，確認此專案的可行性，並由最高主管發函研發部門。

聯繫／確認
五月三日上午，研發部門收到主管的正式函件，在確認相關產品的進度，以及可以釋出的規格版本或型號後，將規格回傳給業務部門。再加上研發與業務部門討論最適合產品型號的魚雁往返，大概需要七個工作天。等待…

聯繫／確認
五月七日，好不容易志明獲得經過研發部門確認的產品版本後，透過Email將PDF文件轉寄產線單位，並預估客戶所需產品數量，請位於南部的產線回報投入量產所需時間。

產線在獲得業務部門告知的潛在出貨需求之後，向同樣位於南部的庫存單位以電話詢問零件數量，並同時聯絡採購部門，請採購部門留意關鍵零組件的市場動態，必要時進行採購以避免物料不足的窘境。產線等待庫存與採購回應的時間約需時三天。

外部協同
五月十日，產線獲得來自庫存與採購單位的資訊，部分原物料缺乏，採購部門已向菲律賓協力廠商(Third-party)透過Email詢價，必要時可向協力廠商下單採購必須零組件。因為志明的公司與協力廠商採用不同的電子表單系統，料號各異，採購流程需時一周。

內部聯繫
五月十七日，協力廠商產能正常，可隨時待命，並轉告採購人員。採購人員獲知後再傳達至產線端，需時兩天。

外部協同
五月十九日，志明在確認來自研發、庫存、產線與採購各單位的狀態之後，與位於南部的外包廠商物流單位進行電話聯繫，確認產品出貨後是否能準時送到客戶手上。

五月二十一日，物流單位回電志明，指定的時間與數量都沒有問題，不會影響到出貨，志明再將這項訊息回報主管，重新審視，確認內部流程沒有問題後，正式將產品規格、可出貨的時間與數量透過Email寄給客戶。

從上述的流程可以看出，從客戶要求志明提供產品規格與產線進度到最後確認，起碼耗時三周，而這還不包括因為各部門或據點散布各地、主管行程各異、部門間的討論曠日廢時等各種因素可能導致更長的回應時間。還有企業與協力廠商間的合作，可抗與不可抗的外力所在多有，同樣考驗著志明與其公司的應變能力。

也因為有著上述的諸多挑戰，志明真正回報客戶的時間，可能已在一個月後。而客戶卻早已琵琶別抱，選擇將訂單交給競爭廠商春嬌，原因無他，「效率」二字而已。

其實還有更有效率的作法，我們將第二主角稱為春嬌。

內部聯繫
五月一日，春嬌與志明同時收到客戶的需求，然而在收到客戶需求的當天，春嬌就與各關鍵人物進行聯繫。而在UC基礎應用之一「線上狀態」的協助之下，不管主管的辦公室在台北、新竹還是菲律賓，春嬌可以即時得知主管們的現況，並選擇用電話與坐鎮台北與新竹辦公室的主管們進行溝通、透過IM或是VoIP找到位於南部與菲律賓的同事與協力廠商。

「線上狀態」避免了春嬌無頭蒼蠅式打電話尋人的困擾，也免除發信石沉大海的焦灼感。線上狀態可以協助春嬌直接選擇最有效率的回應方式，除了為春嬌省去了不少寶貴的時間外，也同樣幫公司省了不少連絡費用。而那些不在座位上的主管們，由於UC的環境已將即時通訊軟體與郵件伺服器(Exchange Server)與行動裝置(Mobile Device)整合，因此允許春嬌可直接在即時通訊軟體聯絡人下傳送電子郵件將Powerpoint簡報寄出，直接傳到主管的桌上型、筆記型電腦或是智慧型手機(Push Mail)上。

此外，雖然在部分分工細膩的企業中，春嬌或許對其他部門的主管或業務負責人不夠熟悉，然而UC的環境已整合郵件伺服器中的企業通訊錄，因此春嬌可迅速找到正確的窗口。協力廠商的聯絡人同樣整合在其中，更加加速作業時間，讓協力廠商在最初就知道這項可能的潛在需求，可提早準備以為因應。

而上述的所有工作，耗時不會超過一個工作天。之後春嬌就可以一口氣連繫到所有相關部門或協力廠商的負責人們，並且在郵件伺服器的行事曆功能下，與眾人訂立一周後的線上會議時間，並讓相關人員提前進行內部討論，確認相關資訊。

外部協同、確認
五月七日，春嬌準時開啟線上會議。由於各部門與協力廠商稍早時即已針對相關需求進行討論，加上重要人物全數參與會議，業務與研發部門可在線上討論何款產品最為適合，庫存與採購部門則可與產線討論物料數量，可打VoIP外，並在視訊會議的同時進行簡報分享、白板繪圖，甚至可以進行投票，腦力激盪出最佳的解決方案。

後續追蹤
五月八日，春嬌在確認了出貨所需的所有資訊後，將會議結論告知客戶，以協助客戶決定出貨時程與數量。同時可以視會議內容的機密與否，將會議紀錄以簡報或影像檔案的方式儲存，或是加以數位版權管理機制(IRM, Information Rights Management)，確保安全性。

距離客戶告知需求的時間點，春嬌和她的團隊所花費的工作時間，恰恰好一周整，比志明的起碼三周快了三倍有餘。透過UC能夠為企業帶來高效率的運作模式，除了個人的生產力得以提升之外，部門與部門、企業與企業之間的攜手合作更加緊密

，將既有的資源發揮最大限度，既然有這麼完整的團隊作後盾，春嬌要拿下大案子自然不再困難重重，而年終獎金當然也可能三級跳。

只是一個概念，就是一周與三周的差別。

當然，要完成UC願景的實現，允許多方會談、各種資料格式並陳的線上會議更是不可或缺的溝通形式，下一期文章會為各位讀者詳細介紹目前線上會議在實際生活中可發揮的效用。