視訊會議來「軟」的

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硬體方案彈性低

視訊會議的好處已經不用多說；透過網路連線的視訊會議，可以提供不同據點的與會者進行語音、影像與資料的交互傳遞，進而達到資訊交流的目的。但早期問世的視訊會議產品多以Polycom、Tandberg、Sony等硬體設備廠商為主，也較為笨重，需要特定的設備才能執行，因此大部分的視訊會議都必須在特定的會議室才能開。員工不但要事先登記，更可能面臨會議室額滿的窘境。然而，在業界瞬息萬變的今日，訊息交換的需求急迫，客戶或是協力廠商更不可能接受會議延宕的原因是「借不到會議室」。

此外，傳統的視訊會議方式，若要進行多方會議，則設備必須具多點會議控制功能。但相對的，支援地點數越多成本同時也更高。高畫質的設備通常一個Port動輒十幾二十幾萬，硬體式多點會議控制器(MCU)更是動輒數十萬甚至上百萬。因此，基於採購成本考量，每家公司每個分點平均也僅擁有一兩套視訊會議設備。在資源不足情況下，會議召開前爭設備的情況或許比會議中的討論更熱鬧也不一定。

上述問題，在內建MCU的軟體線上會議平台問世以後可得到解決。只要使用者擁有存取權限，利用PC或NB連網登入系統，再加上網路攝影機與寬頻連線，可以和同樣登入的使用者舉行線上會議。軟體為基礎的方案克服設備解決方案佈署彈性低、點對點通訊的問題，擴充也容易，更重要的是，成本大幅降低，連中小企業也負擔得起。

多媒體線上會議 符合多種通訊需求

雖然視訊會議的基本功能是具備影像與語音通話，不過並不能推論只要具備這兩項功能就稱之為視訊會議。舉例來說，一般常用的即時通訊(IM)軟體雖多附有影像與語音通話功能，不過與真正的視訊會議相比，臨場逼真的感覺仍是判若雲泥。此外，若無法做到資料分享編修討論，更談不上有效的多方協同。

從目的性來看，線上會議乃是為了克服成員無法親自出席而產生的應用，因此人際會議應具備的功能一項都不能少，諸如多人同時會談、簡報分享、白板圖解、投票決議等，都不可或缺。在簡報分享上，除提供講者的簡報檔如PowerPoint外，文件、應用程式、影片、桌面與網頁同樣可呈現給所有與會者，也同樣支援多重講者的簡報切換、桌面共用、檔案下載等。

在檔案分享上，當一名與會者開啟白板時，其他與會人員可同時進行文字或圖形的修改與討論。而當一方啟動遠端應用程式共享時，可開啟對方硬碟中的應用程式與檔案，特別適用於跨據點簡報展示。電話會議的整合應用更可在線上會議上發揚光大。與會者即便身處在沒有電腦的環境 (比如說車上)，也可以用電話連線討論，不論是透過VoIP或是傳統電話，突破通訊工具的限制。

更加不可或缺的則是會議錄製功能。許多會議可能是牽涉到產品規格設計、業務合作細節討論、研發專案時程規畫。討論的過程本身便是重要的會議記錄。如果在開會的同時，便能將整個討論過程錄製下來，更能做為重要的會議記錄，做為日後參考備查。

至此，讀者可能已經發現，前文述及的線上會議功能已經不只是單純的會議應用而已。視訊會議功能如簡報呈現、白板指示、線上Q&A等，只要輔以會議錄製功能，即可搖身一變成為內部線上教育訓練(Online Training)的最佳工具，省去聘請講師另外錄製的金錢與時間。具有多重功能的線上會議系統，不但可以提供企業內外部遠距離通訊溝通、化身為員工線上教育的平台，也能作為業務人員對國外客戶做產品介紹時的工具管道，也才實現了整合通訊的真義。