軟體專案時程總是過於樂觀?

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在軟體專案的開發過程中，時程提供了專案進度追踪與資源運用的控制基準，讓專案管理者能夠可以用更有效率的方式達成專案目標。通常，軟體開發者會藉由軟體開發的經驗或專業預估合理的專案時程。理論上，專案時程代表軟體開發者對軟體需求者的承諾，同時也是專案團隊合作、與進度追踪的重要依據(註)。

不過，軟體開發專案與其它的產品開發在開發流程上卻存在顯著的不同。就本質而言，軟體本身具有抽象化的特質，因此，軟體開發的專案時程預估大多是靠個人的直覺或主觀認定。每個人對時程預估都有所不同的認知，對同一個軟體開發作業，經由不同的人所預估所需花費的時間與成本往往會有不同的結果，但卻沒有人會確切知道該作業實際的完成時間與所耗資源與成本。

實際上，合理的軟體專案的開發時程往往要在接近完成時才會出現。在接近專案的尾聲時，我們才會真正知道我們預估的開發作業時間是否合理。但直到專案後期才發現時間不足或需要投入更多的資源時，卻會為開發團隊帶來巨大的壓力，結果常使整個開發團隊措手不及而造成專案的迫切的危機。

為什麼計劃總是與現實差別那麼大，莫非真的是「計劃趕不上變化，變化比不上老闆一句話」嗎？難道軟體專案的時程真的是無法預估的嗎？事實上，沒有時程的預估，專案就無從管理；而依照筆者在實務上的觀察中發現，問題的核心並不在時程無法正確預估，而是在於預估時程抱持太過樂觀的想法，因而對專案進行了無效的管理。

過程與目標的混淆

以管理的觀點來看，專案時程只是為了要達成專案目標，所採用的最可行的方案。但在規劃過程中，專案的不確定性將使得時程的預估變得很複雜，而為了增加規劃的效率，通常需要做一些假設來簡化這些的複雜性，以使時程規劃可以順利進行。

換句話說，專案時程本身存在許多的前提假設，這代表專案時程並非達成專案目標的唯一途徑，而是依計劃進行的一種可能性。但換個角度來看，專案時程有時候可能會無法實現，或是就算它真的被實現了，卻不一定能達成專案的真正目標。例如，軟體開發者常常在緊要關頭才會發現到，原先所規劃的時程其實是太低估了開發作業所需要的時間，或是發現專案時程遺漏了重要的工作項目，使得整體的工作產出無法整合。

因此，在開發過程中，造成軟體專案無法按時程進行的最主要原因，其實是在於把計劃錯認為專案目標，而忽略了該檢視存在專案時程中的假設是否依然成立，因而造成了專案目標與過程之間產生了混淆。依照筆者的觀察，這種混淆往往會造成管理過程的溝通問題、以及進度追踪的數字迷惘的兩大後遺症。

管理過程的溝通問題

在軟體工程領域中，理論上，依據軟體的功能與複雜度，可運用軟體度量的概念來具體客觀度量軟體規模，以協助軟體開發者預估合理的開發時程與成本。不過，在實務上，要準確地度量合理的開發時程，其實還是取決於軟體開發團隊的歷史經驗與度量的成本。

如此看來，只要時程規劃者擁有足夠的經驗並且願意投入相當的度量成本，發展出精確的專案時程是可行的。但事實上，為專案做這樣的投資卻是不見得會划得來的。因為，軟體開發的過程常常會牽涉許多複雜的人際溝通與事物的變化，要將它們表達成數字，並不是一件容易做到的事情，同時也很容易讓管理變得很複雜，結果往往會未蒙其利，先得其害。

例如，筆者常常會發現有些專案管理者，只會一味要求開發者提供開發作業的進度，卻沒有深入理解開發過程的實際狀況，也不去專注於溝通與協調。因此，對於團隊成員在開發的過程中所出現的困難，往往無法提供立即而有效的協助，而在無力改善問題的情形下，讓問題不斷地擴大而造成時程延宕也是必然的結果。

其實，預估開發作業的工期並不在於數字的精確性，而是為了形成團隊成員彼此分工合作的基礎。換句話說，要讓管理更有效率，時程規劃與進度控管必須兼顧專案的複雜性與團隊的文化。更明確地說，時程規劃與進度追踪應該支援團隊達成專案目標，而不是用來產生對團隊的限制。專注於專案時程數字的表象而忘了忽視了團隊的溝通，很容易形成在管理上的本末倒置。時程規劃的重點，應該是放在如何增進團隊的溝通與互動上。(待續)

附註：

陳建勳，陳漢山譯（2006），專案管理之美學，歐萊禮。