IT管理二：八面玲瓏的專案經理
儘管大家深信做好專案管理（PM，project management）非常重要，仍有許多企業不以為然，視PM為不必要的公司成本支出。文中將就一位專案經理的成功經驗與大家分享專案管理的秘訣，傳授大家如何利用隱形PM法讓手邊的專案能夠在不勞師動眾的情況下，有組織且朝正確的規劃方向進行。
隱形PM法就是運用精簡的專案管理模式完成專案計畫，又能確保在執行的過程中不引起過分騷動。這其中的竅門就是要了解到一項成功又完善的專案計畫需要管理階層的全面支持。隱形PM法不採層級式的管理方法，只為管理而管理，不重執行方法偏重執行結果。
實行隱形PM法要切記三大黃金守則：
注重實質的執行結果，非執行方法。簡單地說，別犯了執行上的錯誤，讓自己因為忙著做企劃、更新進度或寫報告的原故而耽擱了專案進度。不要把自己關在房裡，而是要走出辦公室外全力支援各組需求。
低調進行不張揚。若要順利執行隱形PM法，必須清楚了解公司文化。每家公司有自己的一套管理模式與處理原則幫助公司事務能在既定的組織架構下有效率地推展。隱形PM法的藝術在於能以最適切的方法做好專案管理，同時又能避開潛在的組織衝突。
寧可事後請求原諒不要事前徵求同意。隱形PM法要讓大家知道你所決定的專案管理程序在執行上能得心應手且相信你有豐富的管理知識。要讓大家認為每一項決定都是有必要的，不會懷疑你為什麼要這樣做、你到底在做些什麼。
那麼，隱形PM法有多大的空間能做好專案管理呢?這得看各公司的文化而定。不過，以下幾點意見對專案管理應該會有所幫助。
擬定初步執行方針
事先釐清專案執行上的限制。通常PM這時會面臨一個嚴峻的考驗，就是上層主管總會希望你能用最短的時間（幾乎不合常理）以及最低的預算（遠低於自己的預估）完成專案計畫。PM在這階段的目標不是要去爭辯合不合理的問題，而是要盡量了解股東們最關切的是什麼，為什麼對他們會那麼重要。大部分的專案在執行的過程中，專案小組的任務就是盡其所能地將事情處理得乾淨俐落又富創意（畢竟這是專案工作中最好玩的部分）。而公司主管要懂得用最簡單、最省錢及最快的方法解決可能面臨的問題。只要認知到這是管理者與執行者之間固有的衝突想法，並知道如何規避，便可在符合大家的期望下順利推動專案。
適當判斷每個專案能承擔多高的風險。依性質不同，有些專案必須把風險降到最低（例如：建立新的薪資系統、公共工程施工等），而有些專案就可以大膽嘗試或允許一些新的做法。在專案開始之初，要能敏銳地感覺出一項專案進行時可能遇到的風險，還要能夠衡量這些潛在風險的威脅是否為可接受的範圍。如果你認為有降低風險的必要，就要私底下將規避方法納入初期的專案計畫中。
客觀評估你的金主與股東。不要以為這種事只要記在腦海裏就好，可以不必花時間仔細評估。須知道沒有強大的金援是導致一項專案無法完成的最大原因之一。專案還沒開始前你就應該很明白自己是否有金援上的問題。如果有，想辦法暗中尋找下一個金主。如果沒辦法找到其他的贊助機會，就要客觀理智地分析現有的金主中哪些比較有金錢上的問題，並盡量避免往火坑裡跳。很多時候，因為缺乏雄厚的資金，專案計畫得因此一再修改，最後只會讓負責專案的成員忙得暈頭轉向叫苦連天。凡事懂得未雨綢繆為宜。
明定工作範圍。專案工作範圍的聲明可以是以電子郵件方式附上幾行簡短文字說明，也可以遞交滿滿一頁的公文說明，全憑公司的作風而定。專案一開始就要提出並發佈給有關單位，讓大家知道你對這個專案的想法並徵求大家的意見。這麼做主要目的是要明定專案工作所涵蓋的範圍，而非制定每項工作的執行細節。
一位對隱形PM法有豐富經驗的經理人曾針對這點提出質疑，他說這麼做會很容易觸犯到他公司的文化。且他可能得到的最佳回應就是完全不理會他的電子郵件。其實是否要這麼做只關乎長期性或短期性的管理規劃。短時間看來，我同意不一定要這麼做。但是如果長期忽略其重要性，有一天當你真正需要用到時，可要多花好幾倍功夫才能處理得當。
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