按期完成專案的技巧

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任何在專案小組工作過的人都知道，很多原因都可能導致專案無法按期完成。很多工作實際做起來要比想像中難得多，這並不是什麼讓人感到奇怪的事情。有些時候你會發現很多工作的難度都被低估。

作為一名專案經理，你一旦發現專案不能如期完成，要做的第一件事肯定是查明原因。如果不瞭解導致專案不能如期完成的原因，就開始盲目地採取補救措施，這些措施是很難真正奏效的。

而在知道導致專案不能如期完成的原因之後，應該怎樣做呢？是不是應該立即通知客戶，將專案延期呢？當然不！首先，專案經理和專案小組的成員應該努力採取補救措施，使專案能夠重新回到預計的時間軌道上。

如果在一個長期專案剛剛開始進行時就發現問題，其中可以有很多種解決問題的辦法。但是，如果是在專案快要完成時才發現問題，解決起來就比較麻煩。大家可以參考下面所提到的技巧，看看是否能夠有所幫助。有一點要提醒大家，那就是下面這些技巧沒有先後之分，採用哪種方式要根據你自己的實際情況而定。

1、 加班

所有人都討厭加班。但是，為了保證專案能夠如期完成，加班是一項很合理的措施。如果大家延長工作時間後，能保證在預定的工期內完成更多的工作，這就是一項必要措施。如果專案已經接近尾聲，為了確保能夠如期完成專案，加班可能是一個最好的辦法。如果專案才剛剛進入初期階段，加班不見得是項必然之道，也許能夠找到更為有效的辦法。有一點不能忽視的是，如果要讓員工加班的話，加班費是必須要付出的。

2、 重新分配資源

專案經理首先必須清楚瞭解哪些工作對於專案的成功來說是最重要的，也就是釐清優先順序。因為，如果專案不能如期完成的話，肯定是在關鍵環節上出問題。瞭解關鍵問題之後，就可以考慮重新分配資源來解決問題。如發現有的工作並不重要，就可以延期進行，把節省下來的資源運用到最需要之處。但是採取前必須要謹慎小心，因為有些工作的延期可能會使整個專案發生變化。

3、 反覆檢查專案時間順序

任何專案都必須按照一定的順序完成。例如，如果你要蓋一所房子，就必須要先打地基。如果專案時程安排不合理，很可能會導致專案不能如期完成。

4、 確定可以縮短時間的工作

有一些專案的時間是無法縮短的。例如，你要安排小組成員去參加為期五天的課程，派一個人去參加要用五天的時間，派十個人去參加也是要用五天的時間。所以，可以考慮在所有的工作當中，有哪些工作的時間是可以縮短的、有哪些工作是不能縮短的。因應不同需求可以採取不同的方法，來完成同樣的工作以達到縮短時間的目的。例如，如果把一份合約送到客戶手上，如用郵寄本來需要三天的時間，如能改為急件處理，透過快遞的方法就可以把時間縮短為一天。

5、 交換資源

當你發現專案可能無法如期完成時，要做的第一件事就是查明原因。可能有的資源並沒有像你計畫的一樣而得到充分利用。也許這是因為員工還沒有掌握正確的工作技巧。也許是因為他們在特定的工作領域裡，不像在其他領域工作時來得有效率。

不管是哪種情況，都有解決問題的可能。有時，可以透過在小組內交換資源的辦法，讓員工交換工作任務。另外，也可以選擇新的員工來代替現有的員工。

記住，要把工作效率最高的員工分配到最重要的工作崗位上，而把不太重要的工作留給那些工作效率稍低的員工去完成。只要最重要的工作得以如期完成，即使是不太重要的工作有所拖延，整個專案仍可如期完成。