打造未來辦公室

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依照NEC的想像，未來的辦公室不但沒有牆，連印表機和座椅也用不著擺太多。

日本電腦巨人正推動一項策略，運用科技革新現代的工作方式，並以自家辦公室作展示場。

在隸屬NEC寬頻部門、容納500名員工的示範辦公室，會議室裡不設座椅：全用站的，可縮短開會時間。職員不傳發備忘錄或在白板上書寫，而是用協作軟體(collaboration software)在電漿螢幕上檢視並修改文件。電漿螢幕另具有視訊會議的功能。

會議「室」變成名實不符的誤稱，因為會場四周並無固定的圍牆。每天在這個環境工作的500名職員，也沒有固定的辦公桌，影印機仍然稀少--每200名職員共用一台。

電話亦禁用。員工可透過與筆記型電腦連結的頭戴式耳機撥打網路電話（VoIP）。

「有些人愛用傳統的手機，所以我們裝有通用序列匯流排（USB）手機，」NEC第二企業通訊解決方案部門經理Hiroo Ichii說：「這的確需要花一些時間，但久而久之大家就習以為常。」

如同昇陽電腦、惠普和其他公司，NEC也部署這類科技以降低內部的成本。一部分是因為寬頻中心所展現的成果，NEC計劃讓3萬名員工改用VoIP電話，並訂出目標，要在2005年讓80%的員工使用這種內建於筆記型電腦的「軟體」電話。該公司員工總數超過10萬人。

而且，NEC相信，大可利用自己銷售產品的經驗獲利。VoIP系統是在NEC自家的電信伺服器上運作，NEC筆記型電腦則另外可用來展示自製的資訊安全與影像應用。

指著窗外配備一部分NEC展示產品與服務的Sony與佳能新辦公大樓，Ichii說：「我們希望把創新發明引進職場。」

以寬頻為基礎

大致來說，這種新辦公室概念要大行其道，必須建築在寬頻連線費用既低廉又無所不在的基礎之上。即使在漫長的景氣衰退時期，日本公司仍持續更新老舊地區的建築物，以閃亮的新辦公大樓取而代之，於是電腦和通訊基礎設施也持續在升級中。

在日本，將近70%的網際網路使用者已有寬頻連線，每秒傳輸速率40Mb的使用費率與美國1.5mbps的寬頻連線費用相當。

自從去年日本政府開始核發服務執照後，IP電話業也大受鼓舞。在普通電話號碼之前加撥「050」，可讓使用者以VoIP電話透過網際網路協定（IP）線路通話，不必再經由平常的電話線路接通。大約70%的NEC電信設備營收都仰仗銷售傳統的用戶自動交換機(PBX)，但Ichii認為，諸如Univerge SV 7000交換機這類VoIP設備，三年後占NEC電信設備營收的比率可能攀升到五成。

除了VoIP設備之外，NEC也推動可把筆記型電腦、檔案掃描器及中介軟體(middleware)包裹出售的解決方案。

舉例來說，NEC將銷售一款桌上型電腦介面，稱為UnifiedStar Excellent，提供行事曆、視訊會議、傳訊等功能用的視窗。利用這套系統進行視訊會議，一次可同時讓八人上線對談，另可讓其他50人參與只聽不說的模式。最近已有某家大型進出口公司採用這套系統。

本月推出的另一項產品--結合了NEC的交換機和NTT DoCoMo的手機--可讓使用者更容易從第三代(3G)手機頻道切換到整合式的Wi-Fi連線，藉此節省電話費。採用全球定位系統（GPS）模組，也可讓派遣者追蹤業務員的去向。

NEC也發展了維護未來辦公室安全的產品，例如更精確的指紋感應器。其中一款應用，一種稱為NeoFace的容貌辨識與認證系統，會在使用者起身離開辦公桌時，自動把配備攝影機的電腦鎖上，直到他返回就座後才能再登入電腦。若有外人入座，試圖使用電腦，則警報聲便會大作，攝影機也會拍下闖入者的照片。

有數字為證

就統計數字來看，NEC展示中心呈現的辦公室組織概念似乎可行。紙張費用比員工人數相當的NEC對照組降低20%，這要歸功於印表機和影印機的數量減少，以及更倚重協作軟體。

會議室使用時間，以職員預約的時數計，則降低70%，而一場會議的平均歷時也縮短20%。差旅費減少15%，一部分是因為以視訊會議系統代替。

除了節省成本的直接效益外，減少出差次數也有助於降低二氧化碳的排放量。在環保意識高的日本，這是企業界集體努力的目標。

另一項大幅削減成本的效益反映在辦公室空間上。儘管在該中心上班的員工有500人，實際的辦公桌佔地只容得下400人。每人的辦公桌只占一張大桌子的一部分，先來者先用，沒有人擁有指定專用、固定不變的辦公桌。

「節省30%的辦公空間，在東京來說相當可觀，」第二企業通訊解決方案部門國際銷售協理Tomoaki Ikezawa說。

至於那30%沒辦公桌可用的員工，並不是任他們從自家廚房遠距上班。他說，在家上班的觀念在日本還未成熟；辦公空間有限，會促使業務員更勤於拜訪客戶。

昇陽電腦公司已部署類似的策略。昇陽的員工把個人物品收入置物櫃；NEC則發給每個員工一個置物袋。與昇陽的情況相仿，Ikezawa承認，總有一些員工試圖以小聰明打敗系統，例如把私人用品留在座位上不收拾，藉此佔位子。