專案管理厚黑學(四)：做好簡報

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做好簡報

簡報其實分兩種：一種是為了爭取支持用的簡報，另外一種，是希望讓所有的與會者全部都昏迷，沒有人會想要理你的簡報。我個人認為，應該要視狀況來適時應用，這才是簡報的王道呀。

要爭取大家支持的簡報要點很簡單，裡面就是要把所有的東西都圖像化，找很淺顯亦懂的圖與動畫來包裝。摒棄所有太過深奧的字眼，包裝所有最美好的可能發生結果。基本上所有這類型的簡報，可以把重點濃縮成一句話：『如果我們做了這個系統，因為一加一等於二，所以原本兩個獨立的個體，就可以從此過著幸福快樂的生活。』

學過邏輯的人會發現，這句話的前面跟後面好像不見得有什麼關係。這個在簡報結果中並不重要。可是當你開始質疑，為什麼做了這個系統，兩個獨立的個體就可以從此過著幸福快樂的生活呢？這沒道理呀。

啊，剛剛有投影片你沒聽到，就是因為一加一等於二嘛。

在做這種簡報時，你必需要像在做給小孩子看的卡通一樣。同樣的主題不斷地出現。然後影像鮮明，動畫清晰。又不是要做學問上台發表論文，所以前後不用有什麼必然的邏輯關連。只要不要兩張投影片互相打架就好了。再穿插一點小笑話，應該就可以讓人就只留有一個單純的印象。

如果你遇到很龜毛的人，一直問你，一加一等於二，跟你的系統之間有什麼關係？標準的作法是，先請教他，一加一是不是等於二？等到他點頭稱是之後，接著問他，如果一加一等於二，那二加二是不是應該要等於四？

就算最後他還是不同意你的看法，那也沒關係。重點在於，別人在聽你們的討論的過程裡面，會只記得，咦，他好像不斷地同意你的看法。就算最後他跟你之間有不同的意見，不過看來共識也比歧異來得高。

另外一種需要讓人睡覺的簡報就看你的目的何在了。穿插在淺顯易懂的簡報裡，其實效果並不好。因為你在小學生的課本裡面穿插幾篇博士班論文，既不能達到催眠的目的，也不會讓你獲得支持。當然，真正催眠功力高段的人，可能會藉著忽夢忽醒來進行主題的暗示。不過大多數的人大概都練不成這種功力。所以一般人如果要做簡報時，不是要讓大家聽不懂，就是要讓大家聽的很高興。讓人似懂非懂的東西最令人不悅了。

我個人做過多次讓人昏睡不已的簡報，所以在這方面具有充足的經驗。有什麼好方法呢？我個人認為第一重點是難，你要講解很困難的東西。你面對幼稚園的小孩子講易經，大概沒三兩分鐘，就全部跑光光了吧。可是你到了公司裡頭上班，老闆講了一個你根本聽不懂的東西，可是你又不能走人，那就只能打瞌睡了。

第二個重點是多。你把一個動作分解成一百個，講到第六十八個動作，還致歉一下，回去修正第三十二個的錯，然後再跳到第七十個動作。俗話說的好呀，大隱隱於市。也就是說，你要把你不喜歡人家注意到的地方，前後左右安插很多跟他長的很像的東西。然後把時間拖到差不多時，再用『啊，現在時間不太夠，我們會省略比較不重要的部份。』來打發。

最後一個重點是平。語調要平，通篇文字，沒有動畫。如果還能搭配言不及義，那就更好了。比如說像是經文裡面的咒語，什麼『揭諦．揭諦．波羅揭諦．波羅僧揭諦．菩提娑婆訶。』如果連續聽人用平平的語調唸個幾遍，我大概就會睡著了。

簡報也做完了，還有什麼該注意的呢？我個人覺得，不要問笨問題很重要。

不要問笨問題

凡是你自己可能沒有答案，或是不預期與會者會回答什麼樣內容的問題，或者是問了會倒大楣的問題，就是笨問題。因為很多笨問題到最後會回到問的人的身上。與其問笨問題，不如問無關緊要的問題。

錯誤的作法：

布魯斯：『你們覺得response time應該要到多少比較好？』

吉娜：『現在的人都很沒耐心耶，我覺得應該是兩秒。』

喬安娜：『兩秒？我們不是在喊客戶第一嗎？這樣的水準可以讓我們的客戶滿意嗎？我覺得不可以超過一秒。』

布魯斯：『可是我們現在的系統response time是十秒。』

吉娜：『你要upgrade是不是就是為了要改善performance？』

布魯斯：『話是沒錯。可是…』

吉娜打斷：『既然是這樣，那就不要考慮現在的performance嘛。既然喬安娜已經指示下來，就跟廠商講，response time一定要在一秒之內。這個列入acceptance criteria。』

布魯斯心想，有那個不長眼的會來接這套系統。那有可能？

正確的作法：

布魯斯看了一下吉娜與喬安娜，沉默了一下，傻笑著說：『我不知道兩位老闆還有什麼問題，不過我覺得肚子有點餓耶，等一下去買點東西回來吃好了，下午茶吃什麼比較好？』

吉娜：『啊，不然等一下去買蔥油餅回來吃好了。』

喬安娜：『公司對面第二條巷子最近新開一家賣小籠包的說，被你們一講，我也覺得有點餓了。要是沒什麼要討論的，等一下去買來大家一起吃個下午茶好了。我donate 100塊。』

這就跟我們打球會有人做假動作一樣。轉移別人的焦點，在你需要迴避問題的時候還蠻重要的。

如果你不幸問了個笨問題，那也不是沒有解法。不管你收到多白癡的建議，根據我們從跑步市長那裡得到的標準答案是：『這個建議很好，我們很歡迎每個人都提出他的看法，因為每一個人的看法都對我們很重要。不過它牽涉到的層面非常廣。我現在沒有辦法馬上回答各位，我們要怎麼樣把它納進我們這個系統來。我想我們會組成一個委員會，審慎地進行評估後，一定會在最短的時間內，會給大家一個最妥善的答案。』

這種回答的標準過程就是這樣：

1.你說的很有道理
2.我們一定會重視你的意見
3.因為太重要了，所以一定要審慎處理
4.為了周詳，我們會組成一個你也不知道是做啥的委員會來審慎評估後處理。

不管你被問到什麼不想直接回答的問題，都可以如法炮製。反正重點就在於要怎麼樣先回答現在杵在你面前的麥克風。

如果你開完誓師大會，接下來龍心大悅，就大筆一揮，同意要花錢做這個案子，所有事情就已經完結了嗎？我們看看哥倫布好了。當他努力地偷拐搶騙，畫了一個又一個的大餅，終於要到預算，準備向西航行尋找前往中國新航道時，難道一切就已經告一段落，可以從此過著幸福快樂的日子嗎？

Of course not.

困難的事情才開始。首先，如果哥倫布在一家大企業的話，一定會被要求，要先訂出這個專案的KPI。這我們下周再談。

作者為資深工程師及軟體開發專案經理，經常撰寫軟體專案的文章，作品散見於資訊論壇網站，著有《在公牛身上擠奶》一書。