對專案現況進行查核

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專案管理者有責任建立一個可行的專案計劃（時程），同時確定專案有按照這個時程順利進行。然而，在很多情況下，請外部的第三者來確認專案的進行合乎預期，也是十分合理的。

這在進行大型或關鍵專案時尤其是如此。如果有個預期兩個月長的專案，卻花了兩倍長的時間，你可能會很不高興，然而這不會對你的公司造成太大影響。另一方面，如果一個兩年長，預算是十億美元的專案花了兩倍長的時間，預算也多出一倍，可能會對整個公司造成極大衝擊。

大型專案受到定期查核並不罕見。如果對專案的狀況有點擔心，專案的資助單位可能會要求進行專案查核。在一些情況下，還會要求將專案查核放入整個專案計劃中。（在一些企業，這些查核動作都遵照IV&V－內部查核與確認。）

對較大的專案來說，進行查核的人員--不管是來自公司內部或外部，都必須是有經驗的專案查核者。專案查核會將焦點放在品質管理上--對專案進程提出問題，建立專案的風險合理範圍。專案查核可以依照以下流程：

• 通知相關人員。查核人員通知專案管理者將要進行的查核，並排好方便的時間與地點。

• 準備查核。查核人員可能會預先要求一些特定資訊，或要求專案管理者關於專案的某個特定方面去做準備。這可以讓實際會面的動作儘可能有效率。

• 進行會議。查核人員提出問題，以確定專案順利進行。這些問題都與專案的品質保証相關，確定專案流程進行良好。同時查核人員也會檢查流程的產出結果。舉例來說，在確認專案管理員使用良好流程，並了解專案進度規劃以後，查核人員會檢討專案實際的進程與計劃的時程有何差異。

• 進一步的分析。在大部分的專案中，查核調查可能在進行完一次與專案管理者的會議就結束。但如果專案龐大又複雜，查核人員可能需要與其他團隊成員或顧客碰面，同時檢查更多的專案文件。

• 記下結論。查核人員記錄專案的現況以及專案的流程。同時查核人員應該要對需要改善，或是可以更有效管理專案的地方提出建議。

• 檢討查核報告。查核人員與專案管理者應該再次會議，查看之前查核時的發現。查核人員會提出瑕疵以及改善的建議。在有必要時，專案管理者也可以藉此機會提出辯駁。很多時候，查核人員一開始的發現可能會因為專案管理者某些的回應而修改。

• 提出最後報告。查核人員提出最終的查核建議報告。專案管理者同時也可以對查核結果提出最終的回應。在正式的回應上，專案管理者可能會接受這些論點，並討論施行的計劃，也可能會提出他對某個查核點的不同意見，並解釋他的理由。

• 專案查核可以幫你在處理大型專案時，獲得來自外在的意見。在多數情況下，有經驗的查核人員可以很快指出專案的潛在問題。