企業真的需要ERP嗎？(下)

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在只要改善專案管理和工作排程的前提下，我建議他只要使用已經建置完成的Microsoft Office和Exchange Server就可以了。

我為他所做的規劃，大概說明如下（為免囉唆，不詳述相關技術的細節）：

1. 工作排程方面：透過Outlook的共用「行事曆」、「工作」和「連絡人」等功能，公司所有人員就能及時知道後勤單位的生產排程和空檔，後勤單位也可以在第一時間內，知道業務接單的狀況，如此很容易就把接單和排程問題解決（當然也可完成最低限度的客戶關係管理）。

2. 專案管理方面：透過共用的「工作」功能，可以建立有如甘特圖（Gantt Chart）的專案管理形式，也可管理其進度（但沒有預算和人員分配的功能，符合老闆的要求）。然後以共用的「日誌」來輔助工作內容的管控。

3. 後續的績效考核：從共用的「行事曆」、「日誌」和「工作」等功能，就能得到最基本且較公正的考核參考。

4. 檔案共享：各單位平常就會用Office來製作各式各樣的文件，如提案企畫、產品簡報、費用報表等，必要時以附加檔案的形式放到相關的「工作」、「行事曆」等即可。如果是公用取閱的檔案，則透過區域網路的公用資料夾來解決。

這樣的規劃設計，距離真正的ERP還很遠，勉強只能說是實現了部分ERP的概念，即使如此，若能完全落實，對於多數中小企業在專案管理、工作排程和營運績效上，絕對會有正面的幫助。

即使規劃做得頗為詳盡，這位學生也感到滿意，然而在實務上還有很多地方必須克服。

首先，他的員工通常是根據自己的工作內容和認知的表現形式，來製作各式各樣的文件和報表，彼此之間還缺乏統一的格式和做法。這個問題若不解決，將不利於跨部門資料解讀（更遑論後端資料的處理）。第二，員工平常並沒有使用電腦來安排行事曆或工作排程的習慣，相關的功能並不熟悉，更何況使用共用功能之前，還必須先訂定相關的使用規範（降低協調和溝通的成本），因此還必須經過相當的教育訓練才行。（據說，不喜歡使用電腦來管理行事曆和工作排程的真正原因是：電腦對時間抓得太精準，缺乏「彈性」）

第三，員工沒有線上協同作業的經驗，對於這樣的規劃能為他們帶來多少工作上的幫助，多少會有質疑。此外新的作業方式勢必會帶來工作流程的改變，加上必須共用資訊，遂讓大家產生「獨門絕活會不會變沒用或被學走？」、「主管或老闆的控管是否會因此變得更嚴格？」或「專業秘密公開後，被聘價值（工作保障）會不會受影響？」之類的疑慮，這些都是導入新作法所必須解決的障礙。

這些難題中，關於軟體應用的技巧，透過教育訓練很容易就能解決，至於非關IT技術的部分，外人就完全使不上力了，只有靠企業主本身的企管理念和做法才能搞定。

在這位學生的意志堅持之下，新的做法經過將近半年的運作之後，公司經營效率開始有明顯的改善，員工也逐漸發展出更適合自己的運作流程。這位企業主至此才明白，他寄望於IT科技能帶來的效果，早就存在於先前投資的IT設備中，問題只在於是否了解企業經營需求和IT技術契合（match）的程度，以及所屬員工是否具備運用的能力而已。

當然，IT的相關投資是動態的。隨著企業的經營規模的改變，必須適當的「加碼」。若因軟體的增減而影響工作應用和流程，當然得適時調整相關的作業方式和流程（需配合教育訓練），如此才能讓IT的投資達到最佳的效果。

需不需要ERP？要回答這個問題，我想得先平心靜氣地診斷企業真正的問題何在，然後確立想改善的目標為何，最後再盤點現有的IT設備，確定現有的設備是否真的應付不了所面臨的問題。至此可能會發現，根本不需要ERP這個帶有神話意味、昂貴又龐大的電腦系統。又或者，早就該引進了！